Información legal

Política de tratamiento de datos personales

Santa Helena del Valle IPS SAS · NIT 900.085.612-7 · Versión 1 · Vigente desde el 8 de noviembre de 2026

1.1 ¿Quién es el responsable de sus datos?

Área responsable de atender sus solicitudes sobre datos personales: Sistema de Información y Atención al Usuario (SIAU), con copia al área de Calidad (calidad@santahelenadelvalleips.com).

Esta política cumple la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 (hoy incluido en el Decreto 1074 de 2015), y aplica a los datos personales que usted nos entrega a través de este sitio web, de WhatsApp, del correo electrónico y de nuestras sedes.

1.2 Definiciones básicas

• Dato personal: cualquier información que identifica a una persona o permite identificarla (nombre, documento, celular, correo, etc.).
• Dato sensible: el que afecta la intimidad de la persona o puede generar discriminación. Los datos de salud son datos sensibles.
• Titular: la persona a quien se refieren los datos.
• Tratamiento: cualquier uso de los datos: recogerlos, guardarlos, consultarlos, enviarlos o eliminarlos.
• Responsable: quien decide sobre el tratamiento. En este caso, Santa Helena del Valle IPS SAS.
• Encargado: quien trata los datos por cuenta del responsable (por ejemplo, un proveedor de correo).
• Autorización: el consentimiento previo, expreso e informado del titular para que se traten sus datos.

1.3 ¿Qué datos recogemos por el sitio web?

Para solicitar una cita (formulario «Agende su cita»): sede, servicio que necesita, nombres y apellidos del paciente, tipo y número de documento, fecha de nacimiento, celular de contacto, EPS o convenio, jornada de preferencia y observaciones (estas últimas son opcionales). Si el paciente es menor de edad, también el nombre y la cédula de la madre, el padre o el representante legal que solicita la cita.

Para presentar una PQRS (peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y felicitaciones): tipo de solicitud, nombres y apellidos, tipo y número de documento, celular, correo electrónico, sede, asunto y descripción, o el documento que usted adjunte.

Para solicitudes de EPS, aseguradoras y empresas: los datos de contacto que la persona incluya en su correo (nombre, cargo, empresa, teléfono, correo).

Importante: el sitio web no guarda sus datos. Al presionar «Pedir esta cita», «Preparar correo» o los enlaces para empresas, la página solo prepara el mensaje y lo abre en su WhatsApp o en su correo. Los datos nos llegan únicamente cuando usted decide enviar ese mensaje.

1.4 ¿Para qué usamos sus datos? (finalidades)

1. Citas: recibir su solicitud, verificar la sede, el servicio y su EPS o convenio, asignar la fecha y la hora, y confirmarle la cita por WhatsApp o por teléfono. Para esto podemos consultar su afiliación y sus derechos ante la EPS o el convenio que usted indique.
2. PQRS: recibir, tramitar y responder sus peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y felicitaciones dentro de los plazos de ley, y usar la información para mejorar la calidad de la atención.
3. Contacto con EPS, aseguradoras y empresas: responder solicitudes de reuniones técnico-comerciales y de propuestas de salud ocupacional, y mantener la comunicación con quienes nos contactan.
4. Obligaciones legales: atender los requerimientos de las autoridades de salud y de control, como la Superintendencia Nacional de Salud, cuando la ley lo exija.

No usamos sus datos para fines distintos a los anteriores. No los vendemos ni los cedemos a terceros para publicidad, y no los usamos para enviarle recordatorios, campañas ni mensajes promocionales. Si en el futuro quisiéramos usarlos para otra finalidad, le pediremos antes una nueva autorización.

1.5 Datos sensibles: su información de salud

El servicio que usted elige al pedir una cita (por ejemplo, ginecobstetricia, psiquiatría o infectología), las observaciones que escribe y la descripción de una PQRS pueden revelar información sobre su salud. Por eso los tratamos como datos sensibles, con estas reglas:

• Usted no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles ni a responder preguntas sobre ellos. Es opcional. Sin embargo, sin saber qué servicio necesita no podemos gestionar su cita por este medio; en ese caso puede llamarnos o acercarse a la sede.
• Solo los tratamos si usted nos da su autorización expresa, marcando la casilla del formulario antes de enviar la solicitud.
• Los usamos únicamente para la finalidad para la que nos los dio (gestionar su cita o su PQRS).
• Le recomendamos no escribir diagnósticos, resultados de exámenes ni detalles de su historia clínica en el formulario: no son necesarios para pedir la cita.
• La historia clínica que se genera cuando usted es atendido no se recoge por esta página. Tiene reserva legal y se rige por sus normas especiales.

1.6 Datos de niñas, niños y adolescentes

Los formularios permiten pedir citas para menores de edad (tarjeta de identidad o registro civil). En esos casos la solicitud debe hacerla su padre, madre o representante legal, quien da la autorización en su nombre. Trataremos esos datos respetando siempre el interés superior y los derechos de los menores, y solo para atender la solicitud.

1.7 Si usted envía datos de otra persona

Si pide una cita o presenta una PQRS en nombre de otra persona (un familiar, por ejemplo), usted declara que tiene su autorización, o que es su representante legal, para entregarnos sus datos con las finalidades de esta política.

1.8 Uso de WhatsApp y del correo electrónico

• WhatsApp: las solicitudes de cita se envían desde su propia cuenta de WhatsApp, un servicio de Meta Platforms. Al usarlo, su mensaje también pasa por los sistemas de WhatsApp, que se rigen por los términos y la política de privacidad de Meta. Esa empresa puede guardar información fuera de Colombia. Santa Helena del Valle IPS no controla cómo WhatsApp trata la información.
• Correo electrónico: las PQRS y las solicitudes de empresas se envían desde su propio correo. El mensaje pasa por su proveedor de correo y por el nuestro, Hostinger, que actúa como encargado del servicio de correo.
• Si usted prefiere no usar estos servicios, puede pedir su cita por la línea de atención o en cualquiera de nuestras sedes, y radicar su PQRS por escrito directamente en la sede.

1.9 ¿Quién puede ver sus datos?

Solo el personal de la IPS que necesita la información para atender su solicitud (agendamiento, SIAU, Calidad y Gerencia, según el caso), los proveedores que nos prestan servicios de comunicación (como Hostinger, para el correo), las EPS o convenios cuando debamos verificar su afiliación, y las autoridades que la soliciten conforme a la ley. Todos ellos deben guardar la confidencialidad de la información.

1.10 ¿Cómo cuidamos sus datos?

Aplicamos medidas administrativas y técnicas razonables para proteger sus datos contra pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado. El acceso está limitado a las personas que lo necesitan para su trabajo.

1.11 Sus derechos

Como titular de los datos, usted tiene derecho a:

1. Conocer los datos personales que tenemos sobre usted y cómo los usamos.
2. Actualizar sus datos.
3. Rectificar (corregir) los datos inexactos o incompletos.
4. Suprimir (borrar) sus datos, cuando no exista una obligación legal o contractual de conservarlos.
5. Revocar (retirar) la autorización que nos dio.
6. Pedir prueba de la autorización que nos dio.
7. Ser informado, cuando lo pida, sobre el uso que les hemos dado a sus datos.
8. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de haber hecho primero su consulta o reclamo ante la IPS.
9. Consultar gratis sus datos personales.

Ni la supresión ni la revocación proceden cuando la ley nos obliga a conservar la información, como ocurre con la historia clínica.

1.12 ¿Cómo ejercer sus derechos?

Escriba al correo siau@santahelenadelvalleips.com (con copia a calidad@santahelenadelvalleips.com), con el asunto «Datos personales», o radique un escrito en cualquiera de nuestras sedes. Incluya:

• Nombres y apellidos, y tipo y número de documento del titular.
• Qué solicita (conocer, actualizar, rectificar, suprimir, revocar u otro) y una descripción clara.
• Dirección, correo o celular donde quiere recibir la respuesta.
• Si actúa en nombre de otra persona, el documento que lo acredita (por ejemplo, el registro civil del menor o un poder).

Plazos de respuesta (Ley 1581 de 2012):

• Consultas (cuando solo quiere saber qué datos tenemos): respuesta en máximo 10 días hábiles. Si no es posible, le avisaremos el motivo y le responderemos dentro de los 5 días hábiles siguientes.
• Reclamos (cuando quiere corregir, actualizar, suprimir o revocar, o cree que no cumplimos la ley): respuesta en máximo 15 días hábiles. Si no es posible, le avisaremos el motivo y le responderemos dentro de los 8 días hábiles siguientes.
• Si al reclamo le falta información, se lo pediremos dentro de los 5 días hábiles después de recibirlo. Si en los 2 meses siguientes usted no la envía, entenderemos que desistió del reclamo.

1.13 Cookies y almacenamiento en su navegador

Nuestra página no usa cookies propias ni herramientas de publicidad o de medición de visitas.

Solo guarda algunas preferencias en su propio navegador, que no nos llegan y no lo identifican:

Servicios de terceros que pueden usar sus propias cookies:

• Mapa de Google (Google Maps): el mapa de la sección «Nuestras sedes» lo muestra Google, que puede poner sus propias cookies y recibir datos técnicos como su dirección IP. El botón «Cómo llegar» abre Google Maps.
• Fuentes de Google (Google Fonts): las letras de la página se cargan desde los servidores de Google, que recibe datos técnicos de su conexión, como su dirección IP.

Estas empresas tratan esa información según sus propias políticas de privacidad (https://policies.google.com/privacy). Usted puede bloquear o borrar las cookies y los datos guardados desde la configuración de su navegador; la página seguirá funcionando, pero el mapa podría no mostrarse.

1.14 Vigencia y tiempo de conservación

Esta política rige desde el 8 de noviembre de 2026.

¿Cuánto tiempo guardamos sus datos? Solo el tiempo razonable y necesario para cumplir la finalidad para la que nos los dio. Después los eliminamos, salvo que una ley o un contrato nos obligue a conservarlos.

• Solicitudes de cita por WhatsApp: mientras se gestiona la cita y se resuelve cualquier inquietud sobre ella.
• PQRS y solicitudes de datos personales: durante el tiempo que fijen las tablas de retención documental de la IPS, para poder responder a las autoridades de control si nos lo piden.
• Historia clínica: no se recoge por esta página. Se conserva por el tiempo que fijan las normas de salud.

Cuando cambiemos esta política de manera importante, lo informaremos en este sitio web antes de aplicar los cambios y, si cambian las finalidades, le pediremos una nueva autorización.